Regulament Ciclaton

5 - 9 octombrie 2016

CUPRINS          

1. Preambul           

2. Descriere generala a Ciclaton 2016

3. Regulamentul privind campaniile de strangere de fonduri

4. Regulamentul sportiv privind desfasurarea evenimentului

5. Regulament privind organizarea de tombole si premierea ciclistilor

6. Regulament privind publicul/partenerii/organizatiile

1. Preambul

Ciclaton 2016 este un eveniment sportiv de strangere de fonduri pentru proiectele legate de educatie si implicare in dezvoltarea comunitatii.

Organizatorul este Fundatia ADEPT Transilvania, entitatea legala care sustine organizarea evenimentului Ciclaton 2016.

Ciclistul de tur este un ciclist profesionist sau amator care parcurge traseul integral Ciclaton 2016.

Ciclistul de segment este un ciclist profesionist sau amator care parcurge un segment din traseul Ciclaton 2016.

Sustinatorul este acel participant la eveniment in calitatea lui de donator pentru una sau mai multe proiecte educationale inscrise in Ciclaton 2016.

1 ciclaton este unitatea care reprezinta 100 de batai ale inimii ciclistului de tur, cu o valoare prestabilita de 10 lei.

Donatia reprezinta suma cu care sustinatorul alege sa contribuie la bugetul necesar realizarii proiectului educational. Valoarea minima a unei donatii este de 10 lei sau 100 de batai ale inimii.

Segmentul este o parte de cel mult o zi din traseul Ciclaton 2016, definita de catre echipa de organizare aici.

2. Descriere generala a Ciclaton 2016

Ciclaton reprezinta un mecanism-platforma de strangere de fonduri gestionat de Fundatia ADEPT Transilvania (numit mai departe Organizator), dezvoltat in jurul unui eveniment de strangere de fonduri prin ciclism, deschis pentru persoane fizice (numite mai departe ciclisti).

2.1 Campania Ciclaton este compusa din 3 etape:

Etapa 1: inscriere proiecte educationale

Etapa 2: inscriere ciclisti

Etapa 3: inscrierea sustinatorilor

2.2 Fiecare ciclist isi va dezvolta planul de atragere de fonduri pentru proiectul sustinut; acesta va fi validat de echipa de organizare Ciclaton.

2.3 Descrierea etapelor campaniei Ciclaton:

2.3.1 Etapa 1 - Inscriere proiecte educationale

Organizatorul a selectat cinci proiecte educationale pentru care se vor face donatii.

2.3.2 Etapa 2 - Inscriere ciclisti

Ciclistii de tur sunt invitati de catre Organizator sa participe la Ciclaton 2016 si vor parcurge intreaga distanta a traseului.

Ciclistii de segment se vor putea inscrie pentru a reprezenta unul dintre proiectele educationale validate in eveniment, pe platforma www.ciclaton.ro, cu minim 2 zile inainte de participarea efectiva la eveniment.

ciclistii de segment se vor putea inscrie o singura data, alegand ziua in care va participa si unul dintre segmentele de traseu definite pentru ziua respectiva.

Numarul maxim al ciclistilor de segment pentru fiecare segment va fi anuntat in sectiunea NOUTATI a platformei www.ciclaton.ro si pe platforma Facebook a evenimentului, organizatorul avand dreptul si obligatia de a valida inscrierea acestora.

Inscrierea ciclistilor de segment se va face prin completarea unui formular de inscriere ce contine si un angajament de plata, pe platforma www.ciclaton.ro, iar contributiile lor vor fi realizate direct catre Fundatia ADEPT Transilvania prin urmatoarele modalitati de plata:

Plata on-line – cu cardul, prin sistemul de plati on-line Netopia Mobilpay, pe platforma www.ciclaton.ro, la sectiunea INSCRIERE;

Prin banca – date bancare Fundatia ADEPT Transilvania, inregistrata la Registrul asociatiilor si fundatiilor Judecatoria Brasov sub nr. 5/2004, CIF 17034237, avand contul nr. RO53 RZBR 0000 0600 1777 1100 deschis la Raiffeisen Bank Sacele, cu mentiunea pe OP "Inscriere ciclist_______ "

Dupa efectuarea platii prin banca, sustinatorul trebuie sa trimita confirmarea de plata la adresa de e-mail contact @ ciclaton.ro

Organizatorul este responsabil de crearea profilului fiecarui ciclist de de tur pe platforma web. Totodata, fiecare ciclist de segment isi poate crea profilul pe platforma web a Ciclaton 2016 prin completarea formularului de inscriere.

2.3.3 Etapa 3 - Inscrierea sustinatorilor

Sustinatorii sunt acei participanti la eveniment in calitatea lor de donatori pentru unul sau mai multe proiecte educationale inscrise in Ciclaton.

Sustinatorii unui ciclist de de tur pot contribui la proiectul educational pentru care acesta pedaleaza, prin donatii de sume fixe in lei sau donatii printr-un numar de batai ale inimii, la alegere.

Sustinatorii unui ciclist de segment pot contribui la proiectul educational pentru care acesta pedaleaza, numai prin donatii de sume fixe in lei.

Donatiile prin batai ale inimii pornesc de la un minim de 100 de batai ale inimii (adica minim 10 ron).

Inscrierea sustinatorilor se va face prin completarea unui formular-angajament de plata pe platforma www.ciclaton.ro, iar contributiile lor vor fi realizate direct catre Fundatia ADEPT Transilvania prin urmatoarele modalitati de plata:

Plata on-line – cu cardul, prin sistemul de plati on-line Netopia Mobilpay, pe platforma www.ciclaton.ro, la sectiunea DONEZ;

Prin banca – date bancare Fundatia ADEPT Transilvania, inregistrata la Registrul asociatiilor si fundatiilor Judecatoria Brasov sub nr. 5/2004, CIF 17034237, avand contul nr. RO53 RZBR 0000 0600 1777 1100 deschis la Raiffeisen Bank Sacele, cu mentiunea pe OP ce va include numele si prenumele tau "________ pentru ciclistul_______ " sau "________ pentru proiectul________”

Dupa efectuarea platii prin banca, sustinatorul trebuie sa trimita confirmarea de plata la adresa de e-mail contact @ ciclaton.ro.

Plata in numerar – in cadrul evenimentului de start, de finish sau a evenimentelor de promovare, unde va fi eliberata o chitanta pentru fiecare donatie.

Donatie colectiva prin sms; donatorul trimite sms cu taxa unica de 2 euro. Suma primita de Ciclaton.ro va fi distribuita in mod egal catre toate cele 5 proiecte educationale. Comisionul de 0.15 euro va fi achitat de catre donator. Numarul de donatie prin sms va fi comunicat uterior.

La solicitarea sustinatorilor persoane juridice va fi incheiat un contract de sponsorizare.

2.3.4 Evenimentul Ciclaton 2016

Evenimentul propriu-zis va fi organizat de Fundatia ADEPT Transilvania in perioada 5 - 9  octombrie 2016.

2.3.5 Incheierea procesului de strangere de fonduri

Sumele completate de catre sustinatori in angajamentele de plata si transferate catre Fundatia Adept Transilvania prin modalitatile de plata descrise la punctul 2.3.3 vor fi achitate pana la data de 20 septembrie octombrie 2016.

2.3.6 Acordarea de finantari

Sumele stranse sub forma de donatie pentru fiecare proiect vor fi directionate de catre Fundatia ADEPT Transilvania catre organizatiile sau grupurile de initiativa care le-au inscris, pe baza unui contract de finantare nerambursabila. Finantarile vor fi acordate dupa incheierea procesului de strangere de fonduri, calendarul final fiind agreat pentru fiecare caz.

2.3.7 Implementarea proiectelor

Perioada de implementare a proiectelor va fi agreata pentru fiecare caz, termenele si conditiile de raportare fiind specificate in contractul mentionat la punctul anterior.

2.4 Termeni si conditii Ciclaton

2.4.1 Inscriindu-se pe platforma www.ciclaton.ro, ciclistii vor fi de acord cu urmatoarele:

• - regulamentul Ciclaton 2016;
• - cu Politica de Confidentialitate;
• - sustinerea si promovarea proiectului educational pentru care pedaleaza
• - decizia de validare a inscrierii de catre Organizator;
• - achitarea unei taxe de inscriere de 50 ron pentru ciclistii de segment si 100 de ron pentru ciclistii de de tur;
• - taxa de inscriere nu se returneaza si nu este transmisibila altui participant.
• - taxa de inscriere va fi donata in contul proiectului sustinut de ciclist
• - retinerea de catre Organizator a comisioanelor bancare aferente incasarii sumelor donate de catre sustinatori prin modalitatile de plata mentionate la punctul 2.3.3;
• - ciclistii de segment isi vor asigura transportul spre locul de intalnire al segmentului ales cu caravana Ciclaton, precum si transportul de la punctul de finish al segmentului ales;
• - ciclistii se obliga sa participe la sedinta tehnica si sa considere cu precautie informatiile anuntate de organizatori; in sedinta tehnica organizatorul anunta informatii oficiale chiar daca acestea nu sunt prezente in prezentul regulament;
• - ciclistii poarta intreaga responsabilitate civila si penala pentru orice dauna provocata de acestia altor persoane in timpul evenimentului propriu zis, precum si in cadrul evenimentelor de start si de finish
• - toti ciclistii participa la  eveniment (tur ciclaton) pe proprie raspundere;
• - in cazul constatarii unui accident, ciclistii sunt obligati sa il raporteze imediat celui mai apropiat organizator, prin apel la numarul de urgente mentionat pe spatele numarului de bicicleta sau la urmatorul punct de alimentare;
• - ciclistul care sufera un accident sau orice fel de paguba fizica sau materiala renunta prin insasi inscrierea la competitie la orice drept de a solicita despagubiri sau de a recurge in instanta impotriva oricarei persoane implicata in organizarea competitiei, in special impotriva : organizatorului sau voluntarilor implicati in organizarea competitiei (persoane fizice sau juridice), impotriva sponsorilor, impotriva institutiilor publice ce sustin competitia (primarie, consiliul local, politie, etc);
• - ciclistii sunt obligati sa respecte regulile de protectie a mediului inconjurator;
• - ciclistii sunt obligati sa respecte regulile si normele de circulatie din codul rutier in vigoare;
• - varsta minima de participare este de 18 ani;
• - completari ale puctului 2.4.1 asa cum decurg din continutul celorlalte puncte ale  acestui Regulament.

ciclistii de de tur vor primi 2 echipamente oficiale Ciclaton din partea Organizatorului si se angajeaza sa il poarte pe intreg traseul aferent evenimentului Ciclaton si sa nu il acopere cu alte articole de vestimentatie.

Datele de contact vor fi pastrate strict pentru uzul intern al Fundatiei ADEPT si nu vor fi transmise unei terte parti fara acordul ciclistului.

2.4.2 Inscriindu-se pe platforma www.ciclaton.ro, proiectele educationale vor fi de acord cu urmatoarele:

• - regulamentul Ciclaton 2016;
• - promovarea evenimentului Ciclaton 2016;
• - decizia de validare a inscrierii de catre Organizator si forma acesteia
• - retinerea de catre Organizator a comisioanelor bancare aferente incasarii sumelor donate de catre sustinatori prin modalitatile de plata mentionate la punctul 2.3.3.
• - completari ale puctului 2.4.2 asa cum decurg din continutul celorlalte puncte ale acestui Regulament.
• - impartirea in mod egal a sumelor stranse prin donatiile prin sms la numarul scurt dedicat campaniei

Datele de contact vor fi pastrate strict pentru uzul intern al Fundatiei ADEPT si nu vor fi transmise unei terte parti fara acordul proiectului.

2.4.3 Inscriindu-se pe platforma www.ciclaton.ro, sustinatorii vor fi de acord cu urmatoarele:

• - regulamentul Ciclaton 2016;
• - cu Politica de Confidentialitate;
• - decizia Organizatorului de validare a donatiei realizata prin modalitatile de plata mentionate la punctul 2.3.3;
• - retinerea de catre Organizator a comisioanelor bancare aferente incasarii sumelor donate de catre sustinatori prin modalitatile de plata mentionate la punctul 2.3.3;
• - directionarea sumei donate spre proiectul reprezentat de ciclistul sustinut sub forma unei finantari nerambursabile;
• - donatia aferenta proiectului educational va fi directionata de catre Fundatia ADEPT Transilvania catre reprezentantul legal al proiectului educational, la finalul procesului de strangere de donatii.
• - completari ale punctului 2.4.3 asa cum decurg din continutul celorlalte puncte ale acestui Regulament.

Datele de contact vor fi pastrate strict pentru uzul intern al Fundatiei ADEPT si nu vor fi transmise unei terte parti fara acordul sustinatorului.

3. Regulamentul privind campaniile de strangere de fonduri

3.1 Fiecare proiect inscris la Ciclaton va fi reprezentat in cadrul evenimentului de ciclisti - de de tur sau de segment. Cei de de tur sunt inscrisi prin preselectie de catre Organizatori pe www.ciclaton.ro iar cei de segment  se vor inscrie completand sectiunea INSCRIERE, pe platforma www.ciclaton.ro.

3.2 Pentru fiecare proiect inscris la Ciclaton, organizatorul pune la dispozitie minim trei ciclisti de de tur. Organizatorul ofera, de asemenea, posibilitatea inscrierii ciclistilor de segment pentru sustinerea proiectului.

4. Regulamentul sportiv privind desfasurarea evenimentului

4.1 ciclistii de segment se pot inscrie pentru unul dintre locurile alocate segmentelor de traseu, in limita locurilor disponibile.

4.2 Fiecare ciclist de de tur va estima la inscriere numarul batailor inimii si implicit numarul de ciclatoni pentru distanta parcursa in cadrul evenimentului.

4.3 In cazul ciclistilor de segment nu se va face o estimare precum cea definita la punctul

4.4 Fiecare ciclist de de tur va parcurge distanta totala de 720 de kilometri a traseului, iar fiecare ciclist de segment va parcurge un segment al traseului.

4.5 Fiecare ciclist de de tur va fi echipat cu un monitor dotat cu senzori pentru masurarea ritmului cardiac. Masurarea se va face pe toata durata pedalarii. Rezultatele, centralizate la finalul fiecarei zile, vor indica numarul mediu de batai pe minut, precum si alti parametri masurati de senzorii monitorului (timpul sesiunii de pedalare, distanta parcursa). Monitorul corespunzator fiecarui ciclist de de tur va fi sincronizat cu cate un dispozitiv mobil - astfel incat reprezentantii Organizorului sa poata centraliza, la finalul fiecarei zile de Ciclaton, rezultatele obtinute de fiecare ciclist de de tur.

4.6 ciclistii vor avea acces in eveniment numai dupa efectuarea de catre Organizator a instructajului privind siguranta rutiera si luarea la cunostinta a acestuia, respectiv dupa completarea unui formular-declaratie pe propria raspundere.

4.7 Fiecare ciclist este obligat sa foloseasca, pe intreaga durata a Ciclatonului, bicicleta proprie de sosea, echipata corespunzator pentru rularea pe sosea cu o viteza medie orara de cel putin 25km/h, echipamentul propriu de protectie (casca, ochelari, etc.), si elementele de semnalizare specifice, inclusiv stopul.

4.8 Fiecare ciclist de tur este obligat sa poarte echipamentul oficial Ciclaton, pe intreaga durata a turului Ciclaton, cu exceptia situatiilor agreate in mod expres cu organizatorul.

4.9 Abandonul - in cazul in care unul dintre ciclisti, fie de de tur, fie de segment, deja inscris in eveniment, e nevoit sa abandoneze inainte ori in timpul evenimentului ciclist, taxa de inscriere, reprezentand donatia personala pentru proiectul educational sustinut, nu se va returna, ci va fi donata proiectului educational ales in prealabil de catre ciclist . Ciclistii aflati in aceasta situatie se angajeaza sa continue promovarea proiectului si a evenimentului pe toata durata de desfasurare a acestuia.

4.10 Organizatorul isi rezerva dreptul de a modifica traseul in functie de conditiile meteorologice si de starea carosabilului.

4.11 Descalificarea oricarui ciclist poate interveni in urmatoarele cazuri:

• - nerespectarea indicatiilor organizatorului cu privire la echipamentul obligatoriu mentionat la punctul 2.4.1
• - nerespectarea normelor de circulatie pe drumurile publice in vigoare
• - nerespectarea mediului inconjurator
• - comportament nesportiv
• - organizatorul considera ca accidentarea ciclistului nu ii mai permite continuarea traseului
• - parasirea in mod deliberat a plutonului Ciclaton condus de deschizatoru desemnat si anuntat

4.12 Organizatorul isi rezerva dreptul de a modifica regulamentul in orice moment, si fara preaviz pana luni, 3 octombrie 2016. Orice noua versiune a regulilor va fi postata pe site-ul evenimentului www.ciclaton.ro
 

5. Regulament privind organizarea de tombole si premierea ciclistilor in cadrul concursurilor Ciclaton

5.1 Tombola

Ciclaton va organiza o tombola online, pe pagina de Facebook Ciclaton, cu 10 extrageri; premiile acordate constau in produse Himalaya Herbal Healthcare Romania.

Comisia este alcatuita din Irina Georgiana Calomir, Marcian Enache Poti si Andreea Nilca.

Extragerile se vor face prin Random in saptamana 7 - 11 noiembrie 2016.

• - orice donatie de minim 10 ron facuta de o persoana fizica prin intermediul formularului de donatie in perioada 12 septembrie - 31 octombrie 2016
• - donatiile au fost inregistrate si validate (vizibile) pe site ulterior primirii de la donator a confirmarii de incasare pana la data de 31 octombrie 2016
• - sunt excluse si nu vor face parte din extragere donatiile care au caracter de inscriere ca ciclist de segment (50 ron) si ciclist de tur (100 ron)
• - donatiile castigatoare si donatorii aferenti vor fi anuntati pe email-ul personal inscris in formularul de donatie in saptamana 14 - 18 noiembrie 2016 si au obligatia sa raspunda email-ului de notificare in termen de 15 zile calendaristice de la trimiterea lui de catre echipa Ciclaton, cu adresa completa la care sa le fie trimis premiul
• - donatorii care au ales ca donatia/donatiile lor sa fie anonime, vor fi identificati in baza email-ului si contactati ca atare, prin pastrarea confidentialitatii donatiei
• -un donator care a facut donatii multiple validate va avea atatea locuri pe lista de extragere cate donatii valide a facut

Daca aceste criterii nu sunt indeplinite in totalitatea lor, premiile nu se reporteaza.

 5.2 Premiere concurs ciclisti de segment

Ciclaton, cu ajutorul sponsorilor HTC Romania si Newsport, va oferi 2 premii pentru ciclistii de segment. Criteriile de eligibilitate pentru participarea la concurs sunt urmatoarele:

• - ciclistul s-a inscris in platforma www.ciclaton.ro sa pedaleze ca ciclist de segment pana la data de 8 octombrie inclusiv, ora 20:00
• - ciclistul de segment a strans prin intermediul profilului individual de ciclist de segment de pe site-ul www.ciclaton.ro suma minima de donatii confirmate si inregistrate in valoare de 1000 RON
• - data limita pentru strangerea, confirmarea si inregistrarea donatiilor in profilul de ciclist de pe site-ul www.ciclaton.ro este 31 octombrie 2016, ora 24:00 (finalul campaniei Ciclaton 2016)
• - ciclistul de segment nu a fost descalificat de la participarea pe turul Ciclaton din motivele enuntate la punctul 4.11

Acordarea premiilor se va face luand in considerare ciclistii de segment care corespund criteriilor de eligibilitate enuntate anterior si care strang sumele cele mai mari in cadrul evenimentului Ciclaton, reprezentand donatii cumulate primite prin intermediul profilului individual de ciclist de segment si reflectata in suma totala de donatii din acesta, de pe site-ul Ciclaton.

In caz de egalitate, atribuirea premiilor se va face prin tragere la sorti.

Donatiile cash stranse de ciclistii de segment vor fi inregistrate pe platforma www.ciclaton.ro cu sprijinul organizatorului la solicitarea ciclistului de segment, daca este nevoie.

Daca un premiu nu este catigat, acesta nu se va atribui daca nu sunt indeplinite in acelasi timp conditiile de eligibilitate.

Premierea se va face dupa data de 15 noiembrie, dupa incheierea campaniei de donatii Ciclaton 2016, si castigatorii vor fi anuntati atat pe pagina de Facebook Ciclaton, pe website-ul www.ciclaton.ro in sectiunea Noutati, precum si telefonic, pentru a intra in posesia premiilor oferite:

• - premiul I pentru cel mai bun ciclist de segment fundraiser: un telefon HTC Desire 825
• - premiul II pentru al doilea cel mai bun ciclist de segment fundraiser: un ceas Suunto M2.

Organizatorii si rudele de gradul I ale acestora nu sunt eligibili pentru premiile oferite de catre sponsori.

Comisia este alcatuita din Irina Georgiana Calomir, Marcian Enache Poti si Andreea Nilca.

 5.3 Premiere concurs ciclisti de tur

Ciclaton, cu ajutorul sponsorilor HTC Romania si Newsport, va oferi 3 premii pentru ciclistii de tur. Criteriile de eligibilitate pentru participarea la concurs sunt urmatoarele:

• - ciclistul a fost validat in platforma www.ciclaton.ro sa pedaleze ca ciclist de tur pana la data de 4 octombrie inclusiv
• - ciclistul de tur a strans prin intermediul profilului individual de ciclist de tur de pe site-ul www.ciclaton.ro suma minima de donatii confirmate si inregistrate in valoare de 2000 RON
• - data limita pentru strangerea, confirmarea si inregistrarea donatiilor in profilul de ciclist de pe site-ul www.ciclaton.ro este 31 octombrie 2016, ora 24:00 (finalul campaniei Ciclaton 2016)
• - ciclistul de tur nu a fost descalificat de la participarea pe turul Ciclaton din motivele enuntate la punctul 4.11

Acordarea premiilor se va face luand in considerare ciclistii de tur care corespund criteriilor de eligibilitate enuntate anterior si care strang sumele cele mai mari in cadrul evenimentului Ciclaton, reprezentand donatii cumulate primite prin intermediul profilului individual de ciclist de tur si reflectata in suma totala de donatii din acesta, de pe site-ul Ciclaton.

In caz de egalitate, atribuirea premiilor se va face prin tragere la sorti. Extragerile se vor face prin Random.

Donatiile cash stranse de ciclistii de tur vor fi inregistrate pe platforma www.ciclaton.ro cu sprijinul organizatorului la solicitarea ciclistului de segment, daca este nevoie.

Daca un premiu nu este catigat, acesta nu se va atribui daca nu sunt indeplinite in acelasi timp conditiile de eligibilitate.

Premierea se va face dupa data de 15 noiembrie, dupa incheierea campaniei de donatii Ciclaton 2016, si castigatorii vor fi anuntati atat pe pagina de Facebook Ciclaton, pe website-ul www.ciclaton.ro in sectiunea Noutati, precum si telefonic, pentru a intra in posesia premiilor oferite:

• - premiul I pentru cel mai bun ciclist de segment fundraiser: un telefon HTC Desire 825
• - premiul II pentru al doilea cel mai bun ciclist de segment fundraiser: un ceas Suunto M5.
• - premiul III pentru al doilea cel mai bun ciclist de segment fundraiser: un ceas Suunto M2.

Organizatorii si rudele de gradul I ale acestora nu sunt eligibili pentru premiile oferite de catre sponsori.

Comisia este alcatuita din Irina Georgiana Calomir, Marcian Enache Poti si Andreea Nilca.

6. Regulament privind publicul/partenerii/organizatiile

6.1 In cadrul evenimentului Ciclaton 2016, toate drepturile de comercializare a produselor sau alte metode de strangere de fonduri in afara evenimentului de ciclism, sunt rezervate exclusiv Organizatorului - Fundatia ADEPT Transilvania.

6.2 Fundatia ADEPT Transilvania, operator de date cu caracter personal inregistrat la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii datelor cu Caracter Personal sub nr.0019721, se obliga sa respecte prevederile Legii nr. 677/2001 privind protectia datelor personale. Ca atare, Fundatia ADEPT Transilvania se angajeaza sa pastreze confidentialitatea datelor personale ale participantilor la eveniment care si-au exprimat acordul asupra utilizarii datelor lor personale si sa le utilizeze conform legislatiei in vigoare.

revenire la inceputul paginii